1 加强合作协调,理顺工作关系
备案初期,关系的难度和阻力特别大,工程备案的及时性和准确性非常低,如何顺利推行备案制度,怎样理顺工作关系是我们考虑*多的问题。我们首先抓转变自身观念,同时通过建设局与相关部门协调,决定由质量监督站负责工程竣工验收和备案的技术标准工作,将备案的各类资料交由局档案室管理;质监站、档案室联手操作,将工程竣工验收、备案管理、工程档案保存管理工作融为一体,相互合作又相互制约。这种做法环环相扣,衔接紧密,既保证了备案工作质量,又提高了城建档案的归档率,工作渠道畅通,效率自然有了较大的提高,除个别的特殊情况外,绝大多数的工程项目都能及时备案。
2 加大宣传力度,增强备案意识
备案工作的全套资料必须由建设、勘察、设计、施工、监理、规划、环保、消防等多个单位共同制作才能完成,因手续繁杂,缺一不可,而工作开展初期多数建设单位备案意识淡薄,忽视备案资料的质量,给后期的备案工作带来了诸多不便。为改变这种状况,质监站狠抓备案的宣传工作,公开竣工验收、备案工作的程序、制度和提交资料的详细地点,开展建设工程咨询活动,不断扩大受教面,引起建设单位的重视,跟相关部门备案意识大大增强。另外勘察、设计、监理、施工等单位还存在长期依赖政府或质量监督机构的质量监督检查,不仅削弱了本身内部的质量管理,而且不利于提高自身的素质。实行工程竣工验收备案管理制度,促使这些单位建立健全内部质量控制体系,加强了内部的质量管理,为提高建设工程质量提供了可靠保证。
3 加强事中管理,提高备案效率
一项工程从开工到竣工历时短则几个月,长则几年,备案资料产生于不同的施工阶段和环节,稍有不慎就会发生漏办、未办现象,等到后期发现再补办就比较困难。为解决这一问题,我站在工程开工前要求建设单位按照备案提交的详细清单准备资料,同时约定联系方式,以便及时进行反馈交流。在工程建设过程中,质监站定期进入施工现场,检查备案资料的收集整理工作,为工程竣工验收备案做好准备,既防止了漏办,又避免了重复劳动,使备案的工作效率明显提高。
